Этапы проведения и подготовки деловых переговоров

Что такое деловые переговоры наверняка знают все опытные бизнесмены. Новичкам же стоит детально ознакомиться не только с понятием, но и с технологией проведения и подготовки к деловому общению.

Что собой представляет деловое общение? Переговоры в бизнес-среде - это, прежде всего, построение отношений, взаимосвязи между людьми для достижения поставленных целей. Результатом правильно проведенного делового общения является построение эффективной коммуникации. Порой для этого приходится применять сложные схемы, использовать жесткие методы и хитрые уловки, чтобы получить желанный результат. Последний не всегда удовлетворяет желания, потому переговоры заканчиваются неэффективно и безрезультатно. Дабы этого не допустить, опытные переговорщики используют специальные приемы и делят весь процесс на несколько этапов.

Со временем опыт позволяет доводить любое деловое общение до необходимого результата, или достигать компромиссного решения.

Основные стратегии проведения деловых переговоров

Говорить о стандартных стратегиях, применяемых на практике делового общения, достаточно сложно. Каждый раз при проведении деловых встреч возникают нештатные ситуации, которые исключают возможность применения одних и тех же приемов. Но это совсем не означает, что технологий, способствующих повышению эффективности делового общения, не существует. Они есть, и в большинстве случаев гарантируют достижение максимально возможного результата. Потому изучать теории эффективного проведения переговоров и практиковать их в бизнес-среде не просто нужно, а необходимо. 

Профессиональные маркетологи и специалисты разработали несколько моделей делового общения. Наиболее популярной среди них принято считать проект AIDA. Эта практика часто используется американскими и европейскими бизнесменами, особенно в сфере независимой рекламы и маркетинговой среде. В бизнес-среде эта технология всегда гарантирует результат.

Аббревиатура AIDA разбирается как внимание (A – Attention), интересы (I – Interest), желание (D – Desire), действие (A – Action).

Эту модель применяют, начиная с 90-х годов. В двух словах данную технологию можно описать как привлечение внимания клиентов путем повышения интереса к ним. На примере рекламы моющих средств можно хорошо наблюдать за этим действием. Сначала на кусочек ткани проливают грязь, а потом в присутствие потенциальных клиентов очищают ее при помощи рекламируемого порошка. В некоторых случаях клиентам предлагается самостоятельно очистить ткань от загрязнений. Это проверенный метод коммивояжеров. После явно заметного результата у клиентов появляется желание купить товар. 

Желание побуждает к действию, и потребители начинают покупать товар. Как видите, ничего замысловатого. Аналогичным методом можно пользоваться и при проведении деловых переговоров. Все абсолютно просто. Единственным минусом этого приема является то, что ко всему новому вскоре происходит привыкание. Потому все существующие схемы, повышающие эффективность результата, следует регулярно подвергать модернизации, совершенствовать, в зависимости от возникающей в ходе бизнес-общения ситуации.

Деловое общение должно базироваться на конкретной, адекватной и актуальной информации. Только так оно сможет привлечь интерес бизнес-партнера. Как правило, для получения положительного результата деловых переговоров хватает озвучивания одного единственного факта или вопроса. Попадая в точку, можно рассчитывать на эффективность проведения дальнейшей беседы с партнером.

Например, если целью переговоров является размещение рекламы на страницах печатного издания делового партнера, то начинать диалог лучше с вопроса о желаниях собеседника в отношении увеличения объемах продаж свободных площадок под рекламу. От полученного ответа зависит дальнейшее развитие переговоров.

Если в ходе общения разговор идет слишком гладко, это может означать, что один из собеседников совершенно не заинтересован в дальнейшем продолжении беседы, а соответственно, и в бизнес-сотрудничестве. 

Чтобы улучшить результаты переговоров, важно подтвердить собеседнику актуальность ваших услуг/товаров в настоящий момент времени. Ценность реализуемого продукта играет основную роль в деловом общении.

Опытные переговорщики делят бизнес-партнеров на несколько типов:

- Идеальные партнеры. Этот тип собеседника практически всегда заинтересован в проведении переговоров с бизнес-партнерами. Они заинтересованы в его предложении, платежеспособны и готовы к заключению договоренностей. Достичь согласия в переговорах с такими оппонентами можно легко. Важно указать ценность предлагаемого проекта. - Партнеры-пустышки. Такие люди очень часто не имеют права принимать решений. Потому с ними нет смысла начинать вести деловые переговоры. В такой ситуации следует настаивать на встрече с лицом, способным принимать решение. К данной категории собеседников следует отнести и тех предпринимателей, которые, соглашаясь на переговоры, сами не знают, чего хотят, или уже давно поняли, что предложение переговорщика их не интересует. Т. е. приходя на встречу с потенциальным партнером, они пропускают всю информацию мимо ушей. Итог переговоров звучит примерно так: «Мы подумаем и перезвоним вам».

Опытные бизнесмены знают наверняка, что гарантированное партнерство возможно тогда, когда в ходе переговоров их оппонент проявляет интерес и задает ряд вопросов. Если переговоры проходят именно в таком ритме, важно не облажать и построить конструктивный разговор, уточняя все детали дальнейшего сотрудничества.

Подготовка к проведению переговоров

Помимо непосредственного построения разговора, для повышения эффективности делового общения важно подготовиться к этому мероприятию. 

Что собой подразумевает подготовка к переговорам в бизнес-среде? Конечно же, это, прежде всего, соблюдение делового этикета, норм, известных людям, ведущих активную деятельность в бизнес-среде. Акулы бизнеса знают, что соблюдение делового этикета - это не минутное действие, а скорее норма жизни. Соблюдать эти нормы и правила нужно постоянно. По крайней мере, на территории бизнеса.

Под деловым этикетом подразумевается одежда, речь, стиль поведения, жесты, мимика, знание основ тайм-менеджмента и его применение и т. д.

Если вы новичок в сфере делового общения, следует знать хотя бы основные правила делового этикета.

Правила делового этикета

- Пунктуальность. Деловой человек не может себе позволить такую роскошь, как опоздание. Это демонстрирует его безответственность не только по отношению к своему личному времени, но и к времени своего оппонента. В бизнес-среде считается недопустимым опоздание на переговоры. Если в вашем графике возникли форс-мажорные обстоятельства, лучше заблаговременно предупредить об этом своего потенциального партнера. Другое поведение будет характеризовать делового человека как безответственную и непунктуальную личность. От этих качеств, прежде всего, пострадает бизнес. Халатное отношение к собеседнику – халатное отношение к предлагаемым условиям сотрудничества. Именно так подумает собеседник опоздавшего на встречу предпринимателя.

- Сдержанность. В ходе проведения деловых переговоров важно следить за тем, что и когда вы говорите. Каждое слово должно быть хорошо продуманным, предложение - поставленным. Речь должна исключать ненормативную лексику и косноязычные выражения. Никакой «воды». Только факты и доказательства эффективности сотрудничества с вами. Все обещания в рамках деловой встречи должны быть выполнены. Одно пустое слово, и ваш деловой партнер потеряет доверие к бизнесу. Этот повлияет на имидж компании. Потому за все слова нужно отвечать.

- «Правильная одежда». Помните пословицу «Встречают по одежке, провожают по уму»? Так вот в бизнесе эта народная мудрость актуальна как нигде. Самым лучшим вариантом одежды для проведения деловых переговоров является строгий костюм. Если речь идет о бизнес-вумен, необходимо отдать предпочтение юбочному костюму. Это поможет расположить собеседника и поспособствует получению положительного результата.

Помимо одежды, важно выглядеть опрятно. Волосы должны быть хорошо причесаны, у женщин - собраны в прическу. Обувь лучше содержать в чистом виде. Женщинам рекомендуется избегать обуви на высоких каблуках или с их полным отсутствием. Макияж лучше делать достаточно сдержанным, не вызывающим. В бизнес-среде внешний вид должен быть если не идеальным, то хотя бы ориентированным в этом направлении. Это поможет воспринимать собеседника не как прохожего с улицы, занятого в соседнем магазине, а как потенциального партнера.

Соблюдение трех основных правил делового общения, перечисленных выше, поможет провести переговоры с максимальной эффективностью. Заблаговременно продумайте то, о чем вы собираетесь говорить со своим оппонентом. Все что будет сказано, отразиться на итогах переговоров. Речь должна быть грамотной, без эпитетов и слов-паразитов. Когда партнер будет говорить, важно дослушивать его до конца и не перебивать. Внимательно вдумывайтесь в каждое его слово. Ведь изложенная одним оппонентом информация может сыграть в пользу другого.

Помимо деловой этики, в подготовке к деловой встрече немаловажное значение играет рассадка участников переговоров.

Место за столом переговоров

Существует несколько видов посадки заинтересованных в деловом общении сторон. Например, если планируется проведение совещания, то лучше всего выбрать Т-образный способ рассадки его участников. В центральной части необходимо усадить доминирующего оппонента, авторитетного. Это подчеркнет его статус. Но стоит понимать, что при рассадке таким образом при стандартной деловой встрече занятие центрального места одним из участников переговоров будет указывать на его властный характер. С такими партнерами ведение бизнес-переговоров должно быть максимально аккуратным. Процесс должен быть целенаправленным и ни в коем случае не отвлекаться на другие темы. В противном случае говорить об эффективности проведения деловой встречи будет невозможно. По крайней мере, для одного из их участников.

Второй способ рассадки участников деловой встречи – это так называемая V-образная рассадка. Она предполагает посадку полукруглым образом. Эту схему чаще всего используют, если в переговорах принимают участие не два человека, а большее количество оппонентов. Этот принцип предполагает наиболее выгодную для всех присутствующих рассадку. Центральное место впереди полукруга отдается докладчику. Если в деловой встрече участвуют две докладывающие стороны, тогда их стоит рассадить друг напротив друга (круглый стол).

Следующий этап подготовки к проведению деловой встречи – это разработка презентационного материала. Для этого заблаговременно можно напечатать буклеты и брошюры для каждого участников деловых переговоров. Тексты таких документов должны быть грамотно оформленными. В них не должно быть лексических ошибок. Материал должен быть легко читабельным и понятным. Для набора текстов лучше использовать средние шрифты, они облегчат знакомство с информацией параллельно слушанию докладчика. С этой целью материал, опубликованный в брошюрах, необходимо сделать максимально кратким и информационно содержательным.

Также важно подготовить сам доклад, подкрепить предоставляемую к слушанию информацию статистическими данными.

Если материал для доклада подготовлен в цифровом формате, предусмотрите и исключите все возможные технические неполадки.

Также в подготовке материалов для проведения деловых переговоров можно применять такие рычаги воздействия на желание собеседника, как сравнительный анализ, применение тезисов, прогнозов и т. д.

Любые деловые переговоры должны начинаться с презентации. Целью данного мероприятия является убеждение собеседника в необходимости ведения дальнейших деловых отношений. Достичь подобного результата можно только посредством предоставления убедительных доводов, фактов и аргументов.

Не помешает заранее продумать возможные ответы на предполагаемые вопросы, задаваемые оппонентом.

В ходе делового общения следует следить за тоном и интонацией подаваемой информации. Эти моменты должны быть максимально приятными для оппонента.

В диалоге избегайте профессиональных, мудреных и непонятных остальным слов и выражений. Если подобная фраза все-таки проскочила в разговоре, ее следует незамедлительно пояснить окружающим.

В общей сложности вступительная часть деловых переговоров не должна превышать 10 минут. За это время важно изложить цели и задачи участия в переговорах.

Выводы

Правильно организованные деловые переговоры, точность и краткость изложения мыслей гарантируют эффективное проведение деловых переговоров. Не забудьте о внешнем виде. Имидж немаловажен в достижении успеха в бизнесе.