Преимущества электронного документооборота

Каждая современная компания борется с необходимостью управлять большим объемом данных, содержащихся в бумажных и электронных документах. Для обеспечения быстрого доступа к этой информации требуется использование современных решений для архивирования (ECM - Enterprise Content Management, DMS - Document Management Systems), документооборота (Workflow) или управления бизнес-процессами (BPM - Business Process Management) доступных на сайте Almexecm.com.ua. Этот тип программного обеспечения значительно снижает текущие эксплуатационные расходы и позволяет получить конкурентное преимущество.

1. Управление документами и архивирование (DMS)

Программное обеспечение для архивирования и управления документами(DMS) сегодня являются важными компонентами платформ класса ECM. Такие решения позволяют эффективно хранить электронные документы и изображения отсканированных бумажных документов. Ключевой функциональностью в этом случае является возможность описать эти документы с помощью набора атрибутов (индексов), которые облегчают последующий поиск и совместное использование с уполномоченными лицами. Еще один важный фактор - возможность хранить несколько версий документов и управлять всем жизненным циклом документа. Современное программное обеспечение не только быстро предоставляет необходимые данные, но и сохраняет информацию о местонахождении оригиналов (например, бумажных документов). Кроме того, программное обеспечение для архивирования может предлагать удаление файлов или автоматическое удаление данных, требуемых законом (GDPR). 

2. Сканирование и распознавание контента (OCR)

Несмотря на то, что сегодня большинство документов находится в электронной форме, традиционные бумажные документы по-прежнему являются важным носителем данных. Системы хранения и управления документами часто основаны на программном обеспечении для сканирования и распознавания текста. Такие приложения упрощают распознавание и индексирование содержимого документов - без необходимости перезаписывать данные. Благодаря сканированию и распознаванию содержимого OCR(Оптическое распознавание символов), вы можете значительно упростить процессы управления счетами, заказами или контрактами. Отсканированный документ, который помимо изображения содержит текстовый слой, легче найти и отнести к соответствующему регистру. Приложения для управления хранением оригиналов или ведения учета передачи или аренды ключевых документов могут быть расширением систем сканирования и распознавания документов (OCR).

3. Управление бизнес-процессами (BPM)

Системы управления бизнес-процессами (BPM) значительно облегчают и автоматизируют многие утомительные действия, необходимые для завершения конкретного дела. Типичным примером использования такого программного обеспечения являются финансовые процессы, требующие легкого доступа ко многим исходным документам (счетам-фактурам, заказам, контрактам, расчетам по командировкам и т. д.). Такие документы могут поступать в процесс по различным каналам (электронная почта, отсканированный бумажный документ, веб-форма) и обрабатываются в соответствии с внутренними руководящими принципами компании и законодательными требованиями, установленными регулирующими органами. Системы BPM позволяют плавно переходить от начала к завершению. В случае, если решение данного вопроса требует выработки ответа или решения в соответствии с применимым стандартом - инструменты для создание документов на основе утвержденных шаблонов.