Возможности системы электронного документооборота

Любая современная организация предусматривает использование системы электронного документооборота. С ее помощью обеспечивается упрощение и автоматизация огромного количества процессов в работе предприятия. При этом на внедрение и поддержку СЭД потребуются минимальные затраты.

Для чего используется СЭД

Если рассматривать возможности системы электронного документооборота, то именно с ее помощью обрабатывается вся входящая и исходящая документация. К тому же решение купить СЭД позволяет рассчитывать на возможность создавать, перемещать и хранить документы в электронном виде. Еще одна возможность заключается в том, что данная система упрощает процесс контроля движения рабочей документации.

Цифровые технологии, используемые в документообороте, способствуют объединению разных направлений деятельности предприятия в определенную систему. За счет этого обеспечивается создание единой информационной среды.

За счет СЭД также обеспечивается детализация анализа деятельности предприятия в онлайн. Такая возможность позволяет принимать оперативные и обоснованные управленческие решения. Наконец, СЭД необходима для обработки не только документации, но также технической, проектно-конструкторской и другой информации.

Преимущества СЭД

Ключевое преимущество системы электронного документооборота заключается в том, что она позволяет автоматизировать и стандартизировать все процессы, касающиеся работы с официальными документами. Во-первых, СЭД создает и ведет единую базу документов в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Во-вторых, она позволяет контролировать своевременное исполнение всех этапов жизненного цикла документа. В-третьих, с ее помощью можно сократить сроки обработки данных, повысить исполнительскую дисциплину, исключить риски утери документа или несанкционированного доступа к данным, которые имеют конфиденциальных характер.

СЭД также позволяет оперативно найти необходимую документацию или пакет документов по критериям и запросам пользователя. Она также способствует тому, чтобы важная информация оперативно поступала вверх и вниз по горизонтали. Наконец, с помощью этой системы можно повысить качество информационного взаимодействия между сотрудниками, подразделениями и т.д. За счет этого повышается производительность труда всего персонала организации.

Резюмируя, остается сказать, что внедрение СЭД позволяет рассчитывать на существенный экономический эффект. К тому же внедрение этой системы обычно окупается в течение 1-2 лет, что является прекрасным показателем.