В статье дается характеристика некоторых основных терминов, используемых в процессе внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в организации. Статья для сотрудников организаций, которые планируют или начинают внедрение СЭД.
Внедрение СЭД в организации достаточно трудоемкий процесс. Настройка, обучение, запуск системы… сроки сдачи проекта поджимают, и здесь очень важно, чтобы специалисты по внедрению программного продукта и сотрудники организации-заказчика говорили на одном языке.
Специалисты по внедрению СЭД пользуются своей терминологией, она кажется им настолько элементарной, что они иногда забывают объяснитьтот или иной термин сотруднику, который впервые сталкивается с СЭД. Чаще всего это касается описания работы специалистов в системе.
Поэтому сегодня предлагаем поговорить в первую очередь отех сотрудниках организации, которым предоставлено право работы в СЭД, т.е. опользователях системы и их функциях.
При внедрении СЭД документов в организации меньше не станет, но вот форма их представления существенно изменится. Как правило, говоря об официальном документе в системе, мы подразумеваемэлектроннуюкарточку документа (рис.1,2),которая в зависимости от СЭД может называться по-разному (регистрационная карточка документа, регистрационно-контрольная карточка документа и т.д) – это набор реквизитов документа, зарегистрированного в системе, и прикрепленный к карточке электронный образ документа – электронная копия бумажного документа, полученная путем сканирования или электронный документ – электронная копия бумажного документа либо документ, не имеющий бумажного оригинала(мы имеем в виду не официальное толкование перечисленных терминов, а лишь то, что мы подразумеваем под тем или иным понятием в ходе внедрения СЭД).
В методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76) в целях учета и поиска использую регистрационно-контрольную карточку (в последующем будем так же использовать этот термин).
Какой состав реквизитов должна содержать карточка документа?В приложении к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти содержится перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в СЭД федеральных органах исполнительной власти:
1. адресант;
2. адресат;
3. должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
4. вид документа;
5. дата документа;
6. номер документа;
7. дата поступления документа;
8. входящий номер документа;
9. ссылка на исходящий номер и дату документа;
10. наименование либо аннотация документа;
(в ред. Постановления Правительства РФ от 07.09.2011 N 751)
11. индекс дела;
12. сведения о переадресации документа;
13. количество листов основного документа;
14. количество приложений;
15. общее количество листов приложений;
16. указания по исполнению документа;
17. должность, фамилия и инициалы исполнителя;
18. отметка о конфиденциальности.
В методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти обозначен состав дополнительных сведений об электронном документе: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др. В зависимости от вида документа, безусловно, состав реквизитов регистрационно-контрольной карточки изменяется.
Разработчики систем не ограничиваются лишь перечисленным набором реквизитов, параметры учета и поиска могут быть более подробными. Название и толкование реквизитов в электронной карточке чаще всего соответствует стандартам в области делопроизводства и ее заполнение не должно вызвать особых сложностей у делопроизводителей организации.
Таким образом, электронная карточка документа заменяет форму учета и контроля для документов в организации, а электронный образ документа или электронный документ – официальный документ в бумажном виде.
Каждый специалист, работающий в СЭД,выполняет свой набор функций и обязанностей по работе с документами, и поэтому у любого пользователя есть персональный набор прав по работе с системой. Однако на практике используется несколько базовых функциональных «комплектов»,ав зависимости от списка прав и обязанностей условно выделяют несколько групп пользователей СЭД:регистраторы, контролеры, исполнители и руководители.Специалисты по внедрению СЭД достаточно часто используют эту классификацию. Попробуем описать каждую из этих групп через набор функций.
Стоит отметить, что один пользователь может относиться к нескольким группам одновременно. Начнем с исторически первой группы – регистраторы. Это сотрудники, которые выполняют следующие функции:
Наличие следующей группы – контролеры – зависит от масштаба компании, ее организационной структуры. Возможно, контрольные функции в организации возложены на делопроизводителя, но есть и такие организации, в которых контролем исполнения документов занимается целый отдел. В обязанности этой группы пользователей входит:
Следующая достаточно обширная группа пользователей – исполнители. В эту группу могут попасть все должностные лица, выступающие в качестве исполнителей по какому-либо поручению. В их обязанности входит:
Практически все сотрудники организации являются исполнителями документов. Они могут осуществлять поиск нужных им для работы документов, получать оперативную информацию от руководства по исполнению документов.
И, наконец, последняя группа пользователей в СЭД – это руководство. В эту группу, как правило, попадает определенный круг лиц,основные должностные обязанности которых в СЭД заключаются в:
Руководители имеют права на получение полной и актуальной информации об исполнении любого документа, зарегистрированного в системе.
Таким образом, при внедрении СЭД меняется не только форма представления документа, но и подход к организации работы с ним. Появляются условные обозначение пользователей, которые классифицируются в зависимости от функций, прав и обязанностей по работе с документом.
Вы можете получить бесплатную консультацию по малому бизнесу у нашего опытного эксперта.
Присоединяйтесь к нашему сообществу вКонтакте.