Вход

Бизнес-опрос

СЭД или ЕСМ что выбрать?

Управление торговлей, складской учет, CRM, онлайн-касса (54-ФЗ)
    Сервис Бизнес.Ру предназначен для розничной и оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг.

  • Торговля, склад, поставщики
  • АРМ кассира, онлайн-касса 54-ФЗ
  • CRM, работа с заказами, сделки
  • Интеграция с интернет-магазинами, более 20 платформ
  • Онлайн-чеки для оплат с сайта и пунктов выдачи
  • От 0 рублей в месяц
[Подключить онлайн-кассу]   [Попробовать Бизнес.Ру бесплатно]

СЭД или ЕСМ что выбрать?

А не автоматизировать ли нам нашу работу? – вот она – гениальная мысль, которая родилась в голове нашего нового клиента! Проанализировав предложения на рынке, он уже разговаривает с нашим менеджером и требует коммерческое предложение на СЭД, СRM или ECM – неважно - главное, чтобы работало. Но здесь нужно учесть множество критериев: цели, задачи, потребности  клиента. Опираясь на опыт внедрения различных систем, попытаемся сравнить по различным параметрам внедрения СЭД и ЕСМ-системы.

В первую очередь необходимо определить цель внедрения системы автоматизации.  Если в организации необходимо автоматизировать  делопроизводство  и документооборот, то речь идет о внедрении СЭД. Тогда как управление всеми информационными ресурсами предприятия под силу лишь ЕСМ – системе.

При внедрении СЭД руководство организации-клиента  ставит перед собой ряд конкретных задач: автоматизация регистрации входящих, исходящих, внутренних документов, контроль исполнительской дисциплины, формирование отчетов и реестров, быстрый поиск документов, списание документов в дело. В системе электронного документооборота четко прослеживается весь цикл работы с документами с момента создания до списания его в дело, либо отправки. Основная единица хранения здесь регистрационная карта, в которой содержаться все реквизиты официального документа и которая постепенно обрастает  информацией о ходе работы. 

Первоочередной задачей внедрения ЕСМ-системы является организация единого информационного пространства компании, а также автоматизация учета входящей и исходящей корреспонденции, регистрация всех внутренних документов, хранение в системе архивных документов, обеспечение  прозрачности работы с документами. В ЕСМ – системе мы работаем не только с официальными документами, но также  с поручениями и заданиями, разного рода электронныой информацией и документами. Здесь в основе лежит управленческая информация, отсюда больший охват решаемых задач. 

После выявления целей и задач очевидным становится выбор программного продукта, но встает вопрос о количестве автоматизируемых рабочих мест. При внедрении СЭД на первоначальном этапе автоматизируется работа канцелярии и налаживается движение документов между отделами, таким образом, система устанавливается  у всех делопроизводителей канцелярии и по одному рабочему месту  в каждый отдел. ECM-система идет глубже, система устанавливается практически одновременно всем сотрудникам организации, так как с управленческой и общекорпоративной информацией работает каждый.

Работы по внедрению СЭД начинаются с обследования делопроизводства и выявления основных маршрутов движения документов в организации. Для внедрения ЕСМ необходимо выявить не только правила делопроизводства и документооборота, но и отследить основные бизнес-процессы, которые протекают в данной организации. В СЭД основные бизнес-процессы, протекающие в организации, уже закреплены на основании ГОСТов. Например, принцип работы в СЭД «Дело» основан на  российском законодательстве в области управления документами. В ЕСМ-системе все бизнес-процессы настраиваются на конкретную организацию и отражают специфику движения и создания документов организации. Настройка СЭД на организационную структуру происходит при помощи внесения информации в справочники системы. Настройка ЕСМ осуществляется не только при помощи заполнения основных справочников, так же настраиваются специфические бизнес-процессы, оптимизируются экранные формы, добавляются печатные формы документов и отчетов. Безусловно, настройка ЕСМ занимает больше времени и требует более тщательного изучения существующей схемы движения документов. Некоторые программные продукты предлагают нам уже отчасти готовые решения, например в прикладном решении «еDocLib: Актив Бизнес» изначально заложена автоматизация электронного документооборота,  управление заданиями, а так же управление взаимоотношениями с клиентами (CRM). Следующий этап внедрения – это обучение пользователей. ЕСМ - система мобильная, достаточно простая, интуитивно понятная для большинства пользователей, поэтому групповое обучение занимает в два раза меньше времени, чем обучение СЭД. Системе электронного документооборота необходимо уделить больше внимания, потому что изначально, в ней заложены все делопроизводственные функции и движение документов осуществляется поэтапно. По срокам полноценное внедрение СЭД и ЕСМ не различается. В небольшой организации 20 рабочих мест будет запущенно примерно в течение месяца.

Выделяют четыре стадии внедрения или четыре уровня зрелости электронного документооборота: единая  канцелярия, электронное управление, безбумажный документооборот и постоянная оптимизация. ЕСМ-система перескакивает этап создания единой канцелярии, и сразу переходит к работе  в электронном виде. При внедрении ЕСМ - системы документы, задачи и поручения формируются в системе  и дальнейшая их передача осуществляется уже только в электронном виде.

После запуска системы электронного документооборота в промышленную эксплуатацию журнальная регистрация уступает место автоматизированной регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, руководитель организации имеет возможность оперативно  получать информацию об исполнении документов, а сотрудники могут использовать в работе автоматически формирующиеся в системе реестры передачи, реестры отправки документов, и отчетные формы. Сотрудниками ведется работа  со своими документами и поручениями по ним на электронном рабочем месте СЭД.

Внедрение ЕСМ – системы способствует  созданию удобного корпоративного хранилища  документов, задач,  поручений и отчетов по ним, упорядочению работы по созданию, учету, согласованию различных видов документов, формализации ряда бизнес-процессов, а также накопления базы знаний для решения определенного вопроса.

Основными преимущества внедрения СЭД и ЕСМ-системы является экономия рабочего времени сотрудников на выполнении технических функций, поиске информации. При переходе на электронный документооборот мы избавляемся от бумажного документооборота и бесконечного дублирования документов.

Таким образом, при выборе из двух «модных» слов СЭД и ЕСМ следует учитывать, то что ЕСМ-система более гибкая система, которая настраивается под ваши бизнес-процессы, в ней вы можете прописать любое движение, как документов, так и информации. В ЕСМ основная единица хранения – это управленческая информация. Но если в вашей организации движение документов выстроено классическим способом на основе российского законодательства в области делопроизводства, для вас важно соблюдать четкую структуру движения документов, учет документов, и все основные действия связаны с движением официального документа, то ваш выбор – это СЭД.

 

Анастасия Сергеева,

специалист отдела внедрения компании «КС-Консалтинг» 

На любые ваши вопросы по материалам сайта с удовольствием ответит наш консультант. Добавьте ваш вопрос в форме ниже.

Вы можете получить бесплатную консультацию по малому бизнесу у нашего опытного эксперта.

Присоединяйтесь к нашему сообществу вКонтакте.

Для автоматизации документооборота в небольших компаниях или стартапов можно использовать систему управления предприятием TeamWox. В ней содержится весь необходимый функционал по работе с документами. Внедрение займет не более недели.
Кроме того, лицензии на 10 рабочих мест бесплатны.


Комментировать

  • HTML-теги запрещены
  • Строки и параграфы переносятся автоматически.

Информация ЦБ РФ

  • 16/12/2017
  • USD: 58.9 +0.19 руб.
  • EUR: 69.43 +0.03 руб.
  • Динамика курсов валют
  •  
  • Золото: 2369.96 +9.96 руб.
  • Серебро: 29.64 -0.36 руб.
  • Платина: 1659.12 -7.88 руб.
  • Палладий: 1902.61 -8.39 руб.
  •  
  • Ключевая ставка: 7.75 %
  • Инфляция: 2.5%

Партнеры проекта