Вход

Бизнес-опрос

Как сделать цепочку движения документов наиболее короткой, а работу пользователей в СЭД наиболее комфортной

Управление торговлей, складской учет, CRM, онлайн-касса (54-ФЗ)
    Сервис Бизнес.Ру предназначен для розничной и оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг.

  • Торговля, склад, поставщики
  • АРМ кассира, онлайн-касса 54-ФЗ
  • CRM, работа с заказами, сделки
  • Интеграция с интернет-магазинами, более 20 платформ
  • Онлайн-чеки для оплат с сайта и пунктов выдачи
  • От 0 рублей в месяц
[Подключить онлайн-кассу]   [Попробовать Бизнес.Ру бесплатно]

Как сделать цепочку движения документов наиболее короткой, а работу пользователей в СЭД наиболее комфортной

Третий этап внедрения – анализ результатов обследования и настройка Системы электронного документооборота (СЭД). Эта «ступенька» – достаточно сложный, кропотливый и очень ответственный участок работы. Здесь необходимо не только адаптировать систему электронного документооборота под конкретного пользователя, но и продумать, а затем настроить схему движения основных документов. Качество выполнения этого этапа во многом зависит от предыдущего – этапа проведения обследования (получилось ли на предыдущей «ступеньке» учесть все нюансы, ответить на основные вопросы, касающиеся работы пользователей и движения документов в системе).

Как раз на данном этапе идет столкновение двух моделей – «как есть» (мы получаем эту модель во время анализа результатов обследования) и «как должно быть» (оптимальный вариант решения). Правильный подход к реализации этого этапа позволит оптимизировать и сделать документооборот в организации эффективнее благодаря нужным настройкам СЭД.

Анализ результатов обследования и настройку СЭД может осуществить как организация-клиент самостоятельно, так и специалисты сторонней компании, занимающейся внедрением программного продукта. Оба варианта возможны, но у каждого свои особенности.

Самостоятельную настройку и анализ можно осуществить в том случае, если организация-заказчик проводила предыдущий этап – обследование – силами своих сотрудников, и они уже начинают свободно ориентироваться в СЭД. Но необходимо всегда помнить, что до запуска системы в пробную эксплуатацию понадобится еще не менее месяца на настройку системы. При этом сама техническая настройка занимает минимум от этого времени.

Допустим, у вас опытный программист, и он может осуществить настройку и прописать все процедуры движения документов «за два дня». Но только технических знаний здесь недостаточно, для грамотного и корректного выполнения работы необходимо погрузиться в тонкости предметной области – делопроизводства и управления документами, что для «классических» программистов, как правило, не так просто.

Есть в этом варианте и свои прелести – если ваш специалист самостоятельно проведет обследование, анализ и настройку, в дальнейшем он станет бесценным сотрудником, который сможет ответить на многие вопросы в процессе эксплуатации СЭД. Как минус стоит отметить, что данный специалист не сможет выполнять свои прямые обязанности около трех месяцев на период внедрения (в это время он будет заниматься только изучением и настройкой системы), а в дальнейшем значительную часть рабочего дня будет посвящать ответам на вопросы пользователей СЭД (как самый «знающий»).

Если для вас важен результат внедрения, вы дорожите своим временем, временем сотрудников и не можете выделить на внедрение и текущее обслуживание СЭД отдельного специалиста – приглашайте стороннюю организацию. Но и здесь есть свои «подводные камни» – необходимо выбрать компанию, у которой уже имеется успешный опыт ведения подобных проектов, и стоит обратить внимание на отзывы. Важно на  первом этапе внедрения назначить ответственного исполнителя со стороны вашей организации, который будет контролировать все работы и осуществлять взаимодействие.

Если настройкой занимается сторонняя организация, то вам необходимо очень тщательно ознакомиться с моделью, получившейся в результате настойки. Вы имеете право отклонить предлагаемый вариант, внести свои коррективы и предложения. В то же время внедрение – это процесс непрерывного взаимодействия организации-клиента и организации-исполнителя. Не игнорируйте пожелания и рекомендации сторонней организации, они могут быть вам очень полезны.

Таким образом, анализ информации, полученной во время обследования, позволяет настроить СЭД под конкретную организацию. Во время анализа и настройки важно учесть возможность оптимизации делопроизводства и документооборота в организации – сделать цепочку движения документов от начального до конечного пункта наиболее короткой, а работу пользователей в системе наиболее комфортной.

На любые ваши вопросы по материалам сайта с удовольствием ответит наш консультант. Добавьте ваш вопрос в форме ниже.

Вы можете получить бесплатную консультацию по малому бизнесу у нашего опытного эксперта.

Присоединяйтесь к нашему сообществу вКонтакте.

Комментировать

  • HTML-теги запрещены
  • Строки и параграфы переносятся автоматически.

Информация ЦБ РФ

  • 15/12/2017
  • USD: 58.71 -0.43 руб.
  • EUR: 69.4 -0.07 руб.
  • Динамика курсов валют
  •  
  • Золото: 2360.95 +8.95 руб.
  • Серебро: 30.01 +1.01 руб.
  • Платина: 1667.65 -19.35 руб.
  • Палладий: 1911.05 +8.05 руб.
  •  
  • Ключевая ставка: 8.25 %
  • Инфляция: 2.5%

Партнеры проекта