Вход

Бизнес-опрос

Язык внедрения СЭД

Управление торговлей, складской учет, CRM, онлайн-касса (54-ФЗ)
    Сервис Бизнес.Ру предназначен для розничной и оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг.

  • Торговля, склад, поставщики
  • АРМ кассира, онлайн-касса 54-ФЗ
  • CRM, работа с заказами, сделки
  • Интеграция с интернет-магазинами, более 20 платформ
  • Онлайн-чеки для оплат с сайта и пунктов выдачи
  • От 0 рублей в месяц
[Подключить онлайн-кассу]   [Попробовать Бизнес.Ру бесплатно]

Язык внедрения СЭД

В статье дается характеристика некоторых основных терминов, используемых в процессе внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в организации. Статья для сотрудников организаций, которые планируют или начинают внедрение СЭД.

Внедрение СЭД в организации достаточно трудоемкий процесс. Настройка, обучение, запуск системы… сроки сдачи проекта поджимают, и здесь очень важно, чтобы специалисты по внедрению программного продукта и сотрудники организации-заказчика говорили на одном языке.

Специалисты по внедрению СЭД пользуются своей терминологией, она кажется им настолько элементарной, что они иногда забывают объяснитьтот или иной термин сотруднику, который впервые сталкивается с СЭД. Чаще всего это касается описания работы специалистов в системе.

Поэтому сегодня предлагаем поговорить в первую очередь отех сотрудниках организации, которым предоставлено право работы в СЭД, т.е. опользователях системы и их функциях.

При внедрении СЭД документов в организации меньше не станет, но вот форма их представления существенно изменится. Как правило, говоря об официальном документе в системе, мы подразумеваемэлектроннуюкарточку документа (рис.1,2),которая в зависимости от СЭД может называться по-разному (регистрационная карточка документа, регистрационно-контрольная карточка документа и т.д) – это набор реквизитов документа, зарегистрированного в системе, и прикрепленный к карточке электронный образ документа – электронная копия бумажного документа, полученная путем сканирования или электронный документ – электронная копия бумажного документа либо документ, не имеющий бумажного оригинала(мы имеем в виду не официальное толкование перечисленных терминов, а лишь то, что мы подразумеваем под тем или иным понятием в ходе внедрения СЭД).

В методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76) в целях учета и поиска использую регистрационно-контрольную карточку (в последующем будем так же использовать этот термин).

 

Какой состав реквизитов должна содержать карточка документа?В приложении к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти содержится перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в СЭД федеральных органах исполнительной власти:

1. адресант;

    2. адресат;

    3. должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

    4. вид документа;

    5. дата документа;

    6. номер документа;

    7. дата поступления документа;

    8. входящий номер документа;

  9. ссылка на исходящий номер и дату документа;

    10. наименование либо аннотация документа;

    (в ред. Постановления Правительства РФ от 07.09.2011 N 751)

    11. индекс дела;

    12. сведения о переадресации документа;

    13. количество листов основного документа;

    14. количество приложений;

    15. общее количество листов приложений;

    16. указания по исполнению документа;

    17. должность, фамилия и инициалы исполнителя;

    18. отметка о конфиденциальности.

В методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти обозначен состав дополнительных сведений об электронном документе: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др. В зависимости от вида документа, безусловно, состав реквизитов регистрационно-контрольной карточки изменяется.

Разработчики систем не ограничиваются лишь перечисленным  набором реквизитов, параметры учета и поиска могут быть более подробными. Название и толкование реквизитов в электронной карточке чаще всего соответствует стандартам в области делопроизводства и ее заполнение не должно вызвать особых сложностей у делопроизводителей организации.

Таким образом, электронная карточка документа заменяет форму учета и контроля для документов в организации, а электронный образ документа или электронный документ – официальный документ в бумажном виде.

Каждый специалист, работающий в СЭД,выполняет свой набор функций и обязанностей по работе с документами, и поэтому у любого пользователя есть персональный набор прав по работе с системой. Однако на практике используется несколько базовых функциональных «комплектов»,ав зависимости от списка прав и обязанностей условно выделяют несколько групп пользователей СЭД:регистраторы, контролеры, исполнители и руководители.Специалисты по внедрению СЭД достаточно часто используют эту классификацию. Попробуем описать каждую из этих групп через набор функций.

Стоит отметить, что один пользователь может относиться к нескольким группам одновременно. Начнем с исторически первой группы – регистраторы. Это сотрудники, которые выполняют следующие функции:

  1. регистрация документов;
  2. учет документов;
  3. внесение электронных образов документов в базу данных;
  4. рассылка документов сотрудникам организации и внешним адресатам;
  5. подготовка проектов резолюций руководителя;
  6. подготовка отчетов;
  7. отслеживание списания документов в дело;
  8. формирование дел и обеспечение сохранности электронных документов.

Наличие следующей группы – контролеры – зависит от масштаба компании, ее организационной структуры. Возможно, контрольные функции в организации возложены на делопроизводителя, но есть и такие организации, в которых контролем исполнения документов занимается целый отдел. В обязанности этой группы пользователей входит:

  1. постановка документов на контроль;
  2. контроль исполнения поручений, отслеживание исполнения документов по срокам и содержанию;
  3. снятие документов с контроля;
  4. формирование отчетов об исполнительской дисциплине.

Следующая достаточно обширная группа пользователей – исполнители. В эту группу могут попасть все должностные лица, выступающие в качестве исполнителей по какому-либо поручению. В их обязанности входит:

  1. исполнение документов и подготовка отчета об исполнении;
  2.  работа с проектами документов;
  3.  выдача резолюций подчиненным сотрудникам;

Практически все сотрудники организации являются исполнителями документов. Они могут осуществлять поиск нужных им для работы документов, получать оперативную информацию от руководства по исполнению документов.

И, наконец, последняя группа пользователей в СЭД – это руководство. В эту группу, как правило, попадает определенный круг лиц,основные должностные обязанности которых в СЭД заключаются в:

  1.  подписании/согласовании документов;
  2.  выдаче поручений;
  3. контроле исполнения документов.

 Руководители имеют права на получение полной и актуальной информации об исполнении любого документа, зарегистрированного в системе.

Таким образом, при внедрении СЭД меняется не только форма представления документа, но и подход к организации работы с ним. Появляются условные обозначение пользователей, которые классифицируются в зависимости от функций, прав и обязанностей по работе с документом.

На любые ваши вопросы по материалам сайта с удовольствием ответит наш консультант. Добавьте ваш вопрос в форме ниже.

Вы можете получить бесплатную консультацию по малому бизнесу у нашего опытного эксперта.

Присоединяйтесь к нашему сообществу вКонтакте.

Комментировать

  • HTML-теги запрещены
  • Строки и параграфы переносятся автоматически.

Информация ЦБ РФ

  • 11/12/2017
  • USD: 59.28 руб.
  • EUR: 69.64 руб.
  • Динамика курсов валют
  •  
  • Золото: 2374,5 руб.
  • Серебро: 30,32 руб.
  • Платина: 1705,81 руб.
  • Палладий: 1934,52 руб.
  •  
  • Ключевая ставка: 8.25 %
  • Инфляция: 2.5%

Партнеры проекта