Модернизация функций службы ДОУ при внедрении СЭД

Сотрудник в организации - это в первую очередь специалист, который выполняет определенный набор функций. Безусловно, его задачи, функции и обязанности с течением времени претерпевают определенные изменения, они расширяются, сужаются,  меняются способы и методы их достижения, а в последующем роль и место сотрудника в организации. То же самое мы можем сказать и об отделе (структурное подразделение) в организации.
Функции, права, обязанности, взаимоотношение с другими сотрудниками прописаны в должностных инструкциях, цели, задачи, функции, права, обязанности, взаимоотношение с другими отделами прописаны в положениях о структурных подразделениях - все это внутренние локально-нормативные документы организации, которые, к сожалению, есть далеко не во всех организациях. Задачи и функции незаметно расширяются, меняются способы и методы работы, но это нигде не зафиксировано. Наличие внутренних локально-нормативных актов  позволило бы отследить динамику изменений роли и места конкретного сотрудника, либо отдела в организации.
В настоящее время мы наблюдаем активное изменение законодательства в области документационного обеспечения управления, а также изменение технологий работы с документами, что не могло не отразиться на работе делопроизводителей и службы ДОУ. В различных организациях в зависимости от масштаба организационно-правовой формы и выполняемых функций служба ДОУ имеет различное наименование, но, как правило, отражает положение ГСДОУ: "Документационное  обеспечение  управления  в  организации осуществляется специальной   службой,   действующей   на    правах самостоятельного структурного      подразделения,     подчиненного  непосредственно руководителю организации".
В нормативых документах и ГОСТах по делопроизводству примерное положение о службе ДОУ содержится лишь  в ГСДОУ. Безусловно, к положениям ГСДОУ следует относиться очень внимательно, так как этот стандарт был принят в 1991 г., но его действие никто не отменял. Внедрение СЭД модернизируют  положения ГСДОУ, а так же меняется место и роль службы ДОУ и делопроизводителей в структуре организации.
       3.1…..  служба  ДОУ
   осуществляет следующие функции:
       3.1.1. разработка,   внедрение  и  ведение  табеля  и  альбома   унифицированных форм  документов  организации,  внесение   в   них изменений;
Служба ДОУ разрабатывает и внедряет не только табели и альбомы унифицированных форм документов, но и инструкцию по делопроизводству, номенклатуру дел, и другие локально-нормативные документы, регламентирующие работу с документами, так как СЭД требует четкого маршрута движения документов, исполнения и контроля.
3.1.2. осуществление  экспедиционной  обработки,   регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;
С учетом сложившихся тенденций в ближайшее время экспедиционная обработка будет заключаться в сортировке электронной почты, регистрация документов осуществляется в СЭД, учетно-справочная работа реализовывается так же при помощи СЭД, необходимо лишь задать нужные параметры.
       3.1.3. организация своевременного рассмотрения и подготовки  к   докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов,  представляемых на подпись руководству;
Движение, рассмотрение, подписание документов - это движение и работа с регистрационными карточками в системе и прикрепленными файлами документов.
       3.1.4. регулирование  хода  исполнения  документов,   контроля прохождения, оформления  и  исполнения  документов в установленный   срок; обобщение  сведений  о   ходе   и   результатах   исполнения документов, систематическое  информирование  руководства  по  этим вопросам;
Контроль хода исполнения документов осуществляется в системе над регистрационными карточками, контролерам проще отследить ход исполнения документов, просмотреть отчеты, все исполненные и неисполненные документы.
       3.1.5. организация  машинописного изготовления,  копирования и   оперативного размножения документов;  разработка и  проектирование  бланков документов;
Многократное копирование и тиражирование заменяется однократным сканированием.
       3.1.6. разработка номенклатуры  дел  организации,  обеспечение  хранения дел и оперативного использования документной информации;
В СЭД есть возможность работать с номенклатурой дел, списывать регистрационные карточки и образы документов в дела, в дальнейшем формировать архив электронных документов.
       3.1.7. организация  работы  по  предложениям,   заявлениям   и   жалобам граждан;
Вся регистрация осуществляется при помощи СЭД, видна проделанная работа по каждому обращению.
       3.1.8. организация  контроля  за  работой  с   документами   в структурных подразделениях;
Исполнение поручений и работа с документами более прозрачны в структурных подразделениях в связи с использованием СЭД, также существует возможность формирования отчетов по исполнительской дисциплине пользователей, что существенно упрощает контроль.
       3.1.9. разработка (совместно с  соответствующими  структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов   работы   с   документами,   а   также   по   повышению исполнительской дисциплины;
Разработка маршрутов движение документов в системе, схем бизнес-процессов, а так же рекомендаций по усовершенствованию работы системы электронного документооборота.
       3.1.10. осуществление контроля за правильностью  оформления  и формирования структурными    подразделениями    организации   дел, подлежащих сдаче в архив;
Проведение ежегодных работ по экспертизе ценности документов, подготовке документов к передаче на архивное хранение (или в архив организации) и отбору документов с истекшими сроками хранения на уничтожение;
       3.1.11. организация  работы архива в соответствии с Положением о государственном архивном фонде СССР,  правилами,  инструкциями и  методическими рекомендациями учреждений ГАС СССР;
Организация архивного хранения документов.
       3.1.12. повышение  квалификации  работников   службы   ДОУ   и  архивов, проведение  совещаний  и  консультирование  по  вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;
Повышение квалификации сотрудников остается актуальным в любое время.
       3.1.13. организация   рабочих   мест,   АРМ,   условия   труда  сотрудников службы ДОУ.
С учетом современных технологий требование к рабочему месту секретаря возросло - в настоящее время еще требуется и принтер, и ксерокс, а так же сканер и 1 полнофункциональное рабочее место на ПК для каждого делопроизводителя.
Таким образом, мы видим, что делопроизводители формирую полноценную базу данных входящих, исходящих и внутренних документов, активно пользуются этой базой, управляют документами, контролируют исполнения документов. Технические функции постепенно вытесняются  управленческой деятельностью по налаживанию надлежащего управления документами, соответственно возрастает значимость службы ДОУ в организации и повышение роли и места этого отдела в структуре учреждения.