Правила переезда в новый офис

Переезд в новый офис , независимо от того, с чем он связан: с расширением фирмы или поиском более дешевой аренды, – самое настоящее стихийное бедствие. Уверена, что многие предприниматели включили бы такое условие во все свои договоры в пункт про форс-мажор и обстоятельства непреодолимой силы.

Переезд чреват не только потерей документации, но и клиентов и, что самое страшное репутации, поэтому относиться к переезду в новый офис нужно со всей серьезностью. Надеюсь, что предложенные ниже советы помогут вам это сделать максимально безболезненно как для самой фирмы, так и для ее сотрудников.

Сами или с усами?

Первое, что необходимо сделать, это определиться – осуществите вы переезд самостоятельно или с помощью мувинговой компании . Поясняю, в мувиноговой компании работают муверы - это такие опрятно одетые трезвые грузчики с повышенными коммуникативными навыками, хорошо развитой смекалкой, со всем необходимым для переезда инвентарем и большим опытом в подобных делах. Как правило, мувинговые компании предоставляют не только упаковщиков, переносчиков, транспорт с водителями, но и сетевых администраторов, уборщиков, и всех-всех-всех, кто может понадобиться в столь ответственный момент.

Резоны воспользоваться услугами такой компании найдутся практически у всех, а вот острая необходимость не у каждого. Без муверов не обойтись большому офису в прямом смысле этого слова и, напротив, маленькому, состоящему из трех бухгалтерши и офис-менеджера.

Если в вашем коллективе больше 10 и меньше 30 человек (стандартный вариант для малого бизнеса), но он практически на 100% состоит из нежных кисейных барышень, это еще не повод тратиться на переезд с королевским размахом. Папки они в состоянии упаковать самостоятельно, отключить и подключить сеть можно вызвав вашего постоянного IT-шника, разобрать и собрать мебель можно поручить 2-3-м сотрудникам мужского пола, а нанять машину и пару грузчиков не составит никакого труда. Как известно, женщины обожают перестановки, так что, если разойдутся, не только счет-фактуры, но и стеллажи погрузят не хуже любого грузчика. Поверьте, дома эти хрупкие создания передвигают шкафы-купе по два раза на дню…Но мы сейчас не об этом.

Итак, переезжать своими силами или с помощью специальной компании, вы уже определились, переходим к комплексу предупредительных мер.

Правила хорошего тона при переезде

Непрерывность деятельности компании – это основной принцип в организации всех переездов, и весь комплекс предупредительных приемов направлен на то, чтобы переезд не сказался на деятельности компании никаким образом. Для этого необходимо предпринять ряд соответствующих мер:

• Предварительно уведомить всех своих партнеров, поставщиков, клиентов о дате планируемого переезда. Это можно сделать с помощью электронной почты, обзвона или заметить к слову при личной встречи.

• Постараться отменить или перенести всевозможные платежи и поступления на вас расчетный счет. Имейте в виду, операционистки становятся особенно злы, придирчивы и мстительны, когда из-за вашей забывчивости им приходится помещать вас в картотеку, а потом обратно; или проводить платежку после окончания операционного дня, или принимать у вас ее печатный вариант, сканировать его, по причине отсутствия у вас доступа к клиент-банку и т.д. и т.п.

• По тем же самым соображениям дату переезда стоит согласовать с бухгалтерией. Боюсь, что ваши взгляды на этот вопрос могут не совпасть, если вы выберете конец месяца или квартала для столь знаменательного события.

• Для оставшихся в неведении клиентов отправьте секретаря или любого сотрудника с табуретом и телефонным аппаратом в новый офис. Естественно, о подключении телефонной линии следует позаботиться заранее.Кстати, отключение и подключение компьютеров, факсов, интернета производиться в последнюю очередь, а подключение – в первую.

Вывеска – вот о чем забывает большинство в момент переезда, не забудьте ее не только снять, но и повесить в новом месте, предварительно согласовав ее место с арендодателем.

Вышеуказанные меры позволят вам хоть в какой-то степени нивелировать неудобства, созданные переездом.

План переезда

1. Необходимо составить план помещения с расположением всех рабочих мест.

План расстановки должен быть строго привязан к проведенным в новом офисе коммуникациям для подключения телефонов, сети, интернета, а также требованиям различных контролирующих организаций, например, противопожарной службы, которая блюдет, чтобы ширина прохода была не менее не менее 1,5 м.

2. Ознакомление сотрудников с планом.

После составления плана будущего офиса можете смело отдавать его коллективу на растерзание. Они за 1-2 дня должны договориться между собой, кто, где и за каким столом будет сидеть. Вам сдается уже готовый подписанный вариант, с полным описанием каждого рабочего места. Поясняю. Каждое рабочее место подписывается Иванов или Петров, ниже указывается, что «принадлежит» именно этому сотруднику: какой монитор, стол, кресло, органайзер, калькулятор и корзина для мусора. Если у вас пока еще не проведена инвентаризация – то самое время ею заняться.

Как первыми люди ищут себя на фотографиях, таки на плане будущего офиса они ищут самое им близкое и важное, а именно места дислокации микроволновки, холодильника, кулера и курилки, кому, что приоритетнее. Сделайте приятно коллективу, обозначьте эти объекты. Кстати, попросите накануне освободить холодильник от продуктов и многочисленных бутылок, только это стоит делать в конце рабочего дня, сами понимаете почему.

3. Назначение ответственного лица.

Естественно главным разводящим будете Вы собственной персоной, за документацию пусть отвечает главный бухгалтер, а за мебель – кладовщик, менеджер или просто самый ответственный сотрудник. Скажу сразу, потерь не избежать, не потому, что в процессе переезда вы что-то потеряете, как раз, наоборот, во время подготовки многого не найдете, а может и отыщите ту самую платежку или декларацию, - кому как повезет. В любом случае все нужно оформлять актом приемки передачи, причем не лениться составить опись к каждой папке. В описи обязательно указать из какого подразделения документы и ФИО ответственного за них лица, тогда в новом офисе все бумаги быстро найдут своего хозяина. Переезд - отличное время для инвентаризации. На каждую коробку приклеить скотчем опись в файле и по ней уже распаковывать.

4. Упаковка и сортировка вещей.

Упаковка – это целая наука. Распечатайте специальные значки-обозначение или купите наклейки, запаситесь широким скотчем, коробками, пакетами и разноцветными стикерами. Все болтики от столов, стульев и тумбочек приклеиваем в пакетике к одной из частей предмета мебели. Шнуры от мониторов, системных блоков, принтеров и факсов также подписываются стикером и обматывается скотчем.

Вы должны знать, что можно перевозить рабочее место одного сотрудника целиком в одной коробке или упаковке, а можно по частям, когда папки в одной коробке, органайзеры в другой, а клавиатуры и мыши в третьей. Все зависит от комплектности или разномастности офисной мебели и аксессуаров.

В каждом, даже самом маленьком офисе есть кофеварка, картины, цветы, вазы, зеркала, быть может, даже аквариум и любимый фарфоровый чайный сервиз шефа для переговоров. Чтобы все это довезти целым и невредимым, продумайте заранее для них методы транспортировки.

Содержимое сейфа заберите на время переезда, а еще лучше вместе с сейфом – целее будет. Директору лучше забрать на время переезда диски с базами данных и драйверами к оборудованию. По завершению расстановки всего скарба завезете обратно в новый офис. Завершить переезд должна генеральная уборка, которую лучше поручить клининговой компании, тогда ваш новый офис заблестит с иголочки.

Переезд в новый офис это настоящее испытание не только для дел фирмы, но и для коллектива, продуманный план переезда и хорошая его организация сплотит всех сотрудников лучше любого дорогостоящего бизнес-треннинга. Успехов в переезде!