Правила участия в выставках

В России ежегодно проходят тысячи различных выставок с участием иностранных партнеров и без них, в крупных городах и в областных центрах, причем количество имеет тенденцию к росту особенно в сфере малого и среднего бизнеса.

Это вполне объяснимо. Выставка – один из основных инструментов стимуляции роста продаж, позволяющий без дополнительных рекламных акций найти как своего покупателя, так и партнеров и поставщиков. Выставки интересны тем, что они являются тематическими, их посещают заведомо готовые к сотрудничеству или покупке фирмы или потребители.

Однако не многие предприниматели решаются на участие в выставках по причине их дороговизны, долгого этапа подготовки, необходимости привлечения дополнительных сотрудников, да и просто не веря в их эффективность.

Ваше участие в выставке – своеобразный гарант надежности для фирмы-партнера, это значит, что вы заинтересованы в развитии бизнеса и готовы идти вперед. Подготовка в выставке – сложный, затратный и достаточно нервозный период, с первого раза может многое не получиться, следует быть к этому готовым и учесть ошибки, а не зарекаться от участия в будущем.

Программа поддержки малого предпринимательства, которая на самом деле работает на практике, предусматривает возможность компенсации до 50% компенсации ваших затрат на участие. Конечно, придется потрудиться, чтобы получить эти деньги, а по окончании выставки отчитаться за них. Тут все зависит от вашего желания.

Безусловно, выставка – самый дорогостоящая форма рекламы, и потратить немалую сумму денег на участие, с тем, чтобы к вашей экспозиции подошло два-три зеваки, мало кому хочется, поэтому следует знать некоторые тонкости участия в выставках.

Преимущества выставок

Очевидно, что участие в выставках позволяет заявить о себе, обрести новые контакты, получить объективные данные о предпочтениях клиентов и их ожиданиях, найти новых дистрибьюторов или самим стать агентами крупной сети.

Однако самым ценным преимуществом выставки является возможность участия в ней с любым товаром: будь то стандартный или нестандартный образец, экспериментальный товар или серия, а то и вовсе недоделанный продукт или ноу-хау.

Выставка – это идеальная площадка для обмена опытом и наблюдением за конкурентами. Принцип «себя показать, других посмотреть» не теряет актуальности и в наши дни. В то время как методы конкурентной разведки доступны далеко не всем, выставка отличный способ получить интересующую вас информацию и оценить свой уровень на фоне прочих участников.

Выбор экспозиции

Выставка выставке рознь, и на самом деле не всегда целесообразно принимать участие в сомнительных или тематически неподходящих экспозициях. Для принятия решения «за» или «против» вам необходимо узнать:

• Стоимость и сроки участия.
• Тематику.
• Формат (b-2-b, b-2-c).
• Место проведения и окружающую инфраструктуру (выставка формата b-2-c, вряд ли будет иметь успех вдали от остановок общественного транспорта и зоны парковки личных авто).
• Количество участников и посетителей.
• Сведения о рекламно-информационной поддержке.
• Репутацию организаторов.

Все эти сведения важны в комплексе, нельзя рассматривать подходящую тематику выставки, как доминантный фактов в отрыве от высокой цены участия и скромной рекламной компании.

Правила участия

Добиться максимального количества посетителей у своего стенда – непростая, но посильная задача. Все начинается с этапа подготовки.

Оплатить участие, повесить табличку на название компании и разложить выставочные образцы – так воспринимает большинство предпринимателей свою задачу. На самом деле подготовку к выставке следует вести заранее.

Календарь выставок – определите для себя интересующие вас и самые популярные в вашем регионе выставки и готовьтесь именно к ним.

Цели и задачи – опробовать новый продукт или заключить максимальное количество контрактов, от цели и будет зависеть тактика поведения на выставке.

Оплатив выставку, не забудьте подать информацию о своей фирме в общий каталог. Никто отдельно сообщать вам об этом не будет. Все надо делать заранее и не стесняться обращаться к организаторам по каждому интересующему вас вопросу, они, равно как и вы, заинтересованы в успехе каждого участника.

Промоматериалы и персонал –  залог успеха участия в любой экспозиции. Листовки должны быть содержательными, красочными и информативными, среди прочих они должны выделяться, их должны хотеть взять. Сотрудники должны в совершенстве ориентироваться в тематике вопроса и быть наделенными полномочиями заключать любые сделки прямо на месте.  Идеальный состав участников выглядит так: «Привлеченец» - для рекламы продукции, «Директор» - для подписания контрактов, «Маркетолог» - для анализа поведения клиентов и конкурентов

Площадь экспозиции и дизайн – на первом можно и сэкономить, а на втором – никогда. Лучше потратить деньги на мультимедийное сопровождение презентации, чем на пустую площадь.

Реклама своего участия в выставке – можете разместить наружку рядом с рекламой выставки, можете разослать приглашения по электронке или разместить информацию на своем сайте, если вы ориентированы на розницу – то напечатайте листовки и раздавайте в ваших точках продаж или кидайте в почтовые ящики: тут все средства хороши. Помните, что о вашем участие в выставке должны знать!

Профилактика краж – увы и ах, и на выставках тоже воруют, причем не только в день самой экспозиции, но и в период монтажа и демонтажа стенда. Имейте это в виду и завозите образцы в последний момент, а вывозите в первый. А в период самой выставки быть крайне внимательными. Учтите, что кому-то из сотрудников, а может и вам лично придется подежурить накануне открытия, т.к. личное присутствие представителя фирмы – единственная гарантия сохранности.

Не ограничиваться своим стендом! – Пожалуй, главное правила участия в выставках, за время экспозиции нужно успеть пробежаться по всем конкурентам, пообщаться, посмотреть, что и как, желательно выступить с докладом на конференции, принять участие в круглом столе. Чем активнее вы проведете это время, тем большую прибыль получите.

Нецелевая аудитория

И даже на выставках этой проблемы неизбежать. Пылесосы – так называются те посетители, которые не имеют конкретной цели или имеют ее собрать максимум информации, а лишь потом ее проанализировать, а если речь идет о работе с населением, то это любители халявы или просто зеваки, не нацеленные на приобретение продукции. Как с этим бороться, особенно если вы работаете минимальным составом.

Для странных и сомнительных представителей организаций и партнеров придумайте анкету листов так на пять, и предложите заполнить, а лишь потом продолжить общение, причем подальше от фронтальной линии стенда. Вручите каталог или глупый опросник «а-ля нам важно ваше мнение»: какой цвет нашей продукции лучше, или какой название ярче и т.д. А можете ошарашить прямо в лоб вопросом: Какой размер закупки вас интересует? Мы заключаем контракты от N-го количества млн. рублей. Тут главное знать меру и не переборщить, спугнув потенциального клиента.

Если же вы участвуете в выставке товаров народного промысла или продуктовой выставке, то спасением могут стать символические сувениры и микро-порции для дегустации. Ручка с логотипом компании, подставка под чашку с контактами – смотрите, что дешевле,  главное правильно расположить зону покупок на стенде и своевременно очищать ее от тех, кто совершать покупки не собирается.

Ошибки участников

На выставках нельзя допускать:

• Безразличного вида сотрудников или их сверх-занятости.
• Перекуров, чаепитий, разговоров не по теме.
• Неперспективных переговоров с болтунами.
• Фокуса на одном клиенте и невнимания к другому, например, более мелкому.

Эти, казалось бы, очевидные промахи допускает большинство участников, теряя при этом контакты, партнеров и интересные предложения.

После бала

Естественно, что у начинающего предпринимателя нет штата сотрудников, и большинство функций приходится выполнять самому. Если вам кажется, что вы не сможете уделить внимания каждому клиенту, то составьте мини-анкету из трех-пяти вопросов, разместите ее на видном месте и оформите красочную урну, куда потенциальный клиент может опустить свои данные. Ваша задача после выставки будет связаться с каждым из них и предметно обсудить заинтересовавшие их моменты.

Вообще с окончанием выставки начинается самая жаркая пора: контракты, заключенные на экспозиции, надо исполнять, а контакты – поддерживать.

Не ждите, что вам позвонят первым. В бизнесе есть всем известное золотое правило: «48-10-30».

Повторный контакт должен состояться через 48 часов после первого контакта, это может быть просто благодарственное письмо, в течение двух недель выслать коммерческое предложение, а не позднее 30 дней должна состояться встреча, желательно результативная.

Как видите, выставки – по-настоящему действенный инструмент не только прямых продаж, но и результативной коммерческой коммуникации, но, чтобы им правильно воспользоваться необходимы желание самого предпринимателя и огромный труд, зато результаты этих трудов очень даже впечатляют!