Внедрение системы электронного документооборота в организации

Если в вашей компании архив занимает большую площадь, чем кабинет директора и переговорная комната вместе взятые, то это явный признак того, что пора бы внедрить электронный документооборот (далее ЭД) в компанию.
Внедрение электронного документооборота позволит в разы повысить эффективность деятельности сотрудников, избавляет их от бумажной волокиты, делает информацию более доступной, а действия подчиненных – более оперативными! Почему же тогда все так боятся ЭД, а первая реакция коллектива в большинстве случаев негативна?

Попробуем разобраться. Электронный документооборот в организации призван дисциплинировать и регламентировать работу сотрудников, а кому же хочется иметь еще одного контролера, к тому же абсолютно беспристрастного? Если коллектив слажен, все давно уже работают вместе и не помнят, в каком же году к ним на работу принимали последнего студента, то отказ от былого уклада будет проходить гораздо болезненнее. Советуем сперва наладить документооборот внутри отдела, а потом приступать к «внешнему» обмену. Это позволит работникам сохранить часть существующих привычек, и так они скорее признают неоспоримое удобство такой работы.

Если подчиненные продолжают игнорировать нововведение, и по-прежнему несут бумажные записочки в раздувшуюся до неимоверных размеров папочку «на подпись», то поставить все на свои места можно очень просто. Издайте приказ, о том, что «бумажные» документы к рассмотрению не принимаются. Ознакомиться с визой руководителя и приступить к исполнению теперь можно будет, не вставая с рабочего места. Это потрясающая экономия времени! Судите сами: не нужно идти в кабинет директора через курилку, кабинет программиста, теперь нет повода перекинуться пятком фраз с секретаршей.

Все четко и лаконично: отправил – прочитал – исполнил, а в конце рабочего дня предоставил отчет о ходе выполнения находящихся на повестке дня поручений. С таким подходом никому не удастся избежать электронного «помощника».
Внедрение системы электронного документооборота в организации – это не разовая акция, а целый комплекс взвешенных и продуманных мер, учитывающий потребности всего персонала. Руководителю следует запастись недюжим терпением на весь период адаптации своих сотрудников к новой системе электронного документооборота.

Очень важно, чтобы сотрудники видели пользу новой системы электронного документооборота еще и лично для себя, поэтому она должна быть удобной и простой в использовании и максимально информативной. Необходимо потратить деньги и время на презентацию новой системы электронного документооборота с подробным объяснением ее преимуществ. Перед каждым сотрудником должны быть поставлены цели, определена степень его участия в системе электронного документооборота. Обязанности каждого работника должны быть четко прописаны , по возможности, включены в должностную инструкцию.

Цель переход на систему электронного документооборота должна быть ясной, четкой и понятной для всех сотрудников предприятия. Уделите максимальное внимание функционалу каждой штатной единицы, пропишите всевозможные операции применимые и допустимые к данному документу с данным уровнем прав.

Без мотивации тут не обойтись! Предусмотрите бонусы для самых активных участников электронного документооборота, попросите составить список предложений, сделайте сотрудников активными участниками перехода, а не сторонними зрителями, тогда они быстрее оценят новшество и сами начнут искать плюсы в нем.