Вход

Бизнес-опрос

Почему стоит отдать архивирование документов сторонней компании?

Почему стоит отдать архивирование документов сторонней компании?

По закону каждая компания должна хранить документы в течение определенного периода времени. Только по истечении указанного времени их можно утилизировать. Это вызывает проблемы, связанные с хранением собранных файлов. Архивирование становится все более сложной задачей, поскольку объем данных продолжает расти и часто доходит до того, что для них просто не хватает места. Что делать в такой ситуации?

Аутсорсинг архивирования документов

На сайте https://www.smartburo.ru/ компания, которая занимается профессиональным управлением документацией, в том числе ее безопасным хранением. Эта бизнес-модель становится все более распространенной - согласно исследованиям, почти 3/4 предприятий используют этот тип внешних услуг. Среди них наиболее распространены организации из секторов, ограничивающих расходы на обслуживание клиентов, и т.н. бэк-офис в административных подразделениях. Поэтому речь идет в основном о торговле, инфраструктуре и производстве. Также наблюдается явное усиление этой тенденции в секторе малых и средних предприятий, которые могут получить наибольшую выгоду от аутсорсинга.

Чем занимается компания, занимающаяся архивированием документов?

Начало сотрудничества со специалистами в области архивирования предполагает предоставление им всей документации на рабочем месте. Это касается всех файлов, каталогов, сертификатов, счетов и писем, указанных клиентом. Это основа, на которой основан весь процесс. Затем профессионалы предоставляют компании все необходимые инструменты, необходимые для надлежащей сортировки и маркировки, в том числе коробки, папки и папки. Если файлы электронные, компания использует компьютеризированную систему. После упаковки документы отправляются на склад.

Склад - это не обычное здание, а сухое и просторное место, подходящее для архивирования документов. Кроме того, посторонние лица не могут войти в него, и пространство не используется совместно с другими организациями. Этот метод гарантирует безопасность хранимых каталогов.

Преимущества использования компании по архивированию документов

Исключительная популярность архивного аутсорсинга возникла не на пустом месте. Это связано с многочисленными и неоспоримыми преимуществами сервиса. К наиболее важным относятся:

  1. Экономьте место и деньги. Стоимость хранения может составлять значительную часть бюджета предприятия. Архивирование документов доступно по низкой цене в рамках контракта B2B. Также нет необходимости выделять для этого отдельное пространство в здании компании.
  2. Хорошая защита от кражи. Склады отличаются высокими стандартами безопасности. Они постоянно охраняются, и посторонние не могут проникнуть в них.
  3. Легкий доступ к документам. Благодаря профессиональной сегрегации нужные файлы легко найти в любой момент.
  4. Более эффективные процессы обработки документации. Достаточно поручить архивариусам выполнение задач, чтобы они выполняли их рентабельно и успешно.
  5. Дополнительные услуги по измельчению документов. По истечении срока они могут быть утилизированы в порядке, установленном законом.

Все это означает, что архивирование документов сторонней компанией стало стандартом для большинства отечественных компаний.

На любые ваши вопросы по материалам сайта с удовольствием ответит наш консультант. Добавьте ваш вопрос в форме ниже.

Вы можете получить бесплатную консультацию по малому бизнесу у нашего опытного эксперта.

Присоединяйтесь к нашему сообществу вКонтакте.

Комментировать

  • HTML-теги запрещены
  • Строки и параграфы переносятся автоматически.